Microsoft Project Online 即將退場：小團隊遷移指南
如果你上個月打開 Project Web App，發現「建立新站台」按鈕變成灰色，那不是 bug。從 2026 年 4 月 1 日起，Microsoft 已經停止讓任何客戶建立新的 Project Online 租戶與 PWA 站台；隔天 4 月 2 日，SharePoint 2013 工作流程在所有現存租戶被關閉，悄悄打掉了不少 PM 多年來依賴的階段審核與狀態更新自動化。Project Online 的全面關閉日期是 2026 年 9 月 30 日——當天過後沒有寬限期、沒有唯讀模式、沒有延長選項。
對於管理數十個資本支出專案、設有 PMO 的大型企業而言，路徑相對清楚：升級到 Project Plan 5 或 Project Server Subscription Edition、把 portfolio 搬過去、讓 PM 重新受訓即可。痛苦但方向明確。比較棘手的是另一群人——5 到 15 人的行銷、營運、服務或設計團隊，這群人從來只是把 Project Online 當作「附帶 Gantt 圖的共享任務清單」用，因為當初 IT 把 PWA 包進租戶裡。這篇 Microsoft Project Online 替代方案小團隊指南就是寫給你看的。
為什麼小團隊的故事不一樣
Microsoft 官方遷移指引預設你有 PMO。建議路徑是 Planner and Project Plan 3，每位使用者每月 30 美元；或進階的 Plan 5，每位使用者每月 55 美元。換算下來，10 人團隊用 Plan 3 一年要 3,600 美元，Plan 5 則是 6,600 美元，這還沒算導入費、訓練成本，以及 Microsoft 後續會疊上去的 Copilot AI 加購。
如果你的團隊真的會用到組合管理、需求管理、資源分析，這筆錢花得合理。但如果 Project Online 是當年 IT 對 PWA 點了 yes，你的團隊只是學著跟它共處，那你即將付企業級的訂閱，買到的還是「共享 Gantt 加任務清單」。這是這次遷移最容易踩的坑。
第一步：在 9 月 30 日前把資料拿出來，越早越好
關閉之後資料就沒了。Microsoft 官方的匯出工具是 ExportProjectUserContent PowerShell 腳本，需要 SharePoint 管理員針對每個 PWA 站台執行。專案檔、自訂欄位、資源行事曆，以及附在 PWA 旁邊的 SharePoint 文件，全部需要分別處理。
寫給小團隊的實用清單：
- 把所有進行中的專案用 Project Desktop 另存為 .mpp 檔案。不要心存僥倖，過去兩年動過的檔案現在就 Save As，一個都別漏。
- 把自訂欄位和對照表匯出到 Excel。這些東西最容易忘，事後也最難重建。
- 把資源可用性與行事曆資料拉出來。如果你一直在 PWA 裡記誰請假、誰被分配到哪個案子，那段歷史會跟著租戶一起消失。
- 單獨稽核 SharePoint 2013 工作流程。 它們在 4 月 2 日就已經停了。如果上個月某個審批流或狀態彙整突然不動，原因就在這裡。趁還有印象的時候把邏輯記錄下來，之後新工具裡得重做。
- 匯出 Project Web App 報表與工時表歷史記錄，如果你有用的話。
把 9 月 30 日當成硬牆，不要當成截止前要趕的作業。沒有人想在 10 月第一週試圖從一個正在被拆掉的服務裡撈資料。
第二步：依團隊樣貌做誠實的判斷
沒有一體適用的答案。重點是你過去到底拿 Project Online 來做什麼。三條路：
路徑 A：留在 Microsoft 生態系——如果你已經深陷 M365
如果你的團隊都在 Teams 上工作、文件在 SharePoint、身分驗證走 Entra，IT 部門也不打算考慮租戶以外的工具，那就遷移到 Planner Premium / Project Plan 3。你會拿到 Gantt 檢視、相依關係、基準線，且都整合在 M365 後台裡。除非你真的會做組合管理，否則 Plan 5 多付的 25 美元/人/月不值得。
要誠實面對的代價：Planner 是另一個產品，不是 Project Online 的 clone。自訂欄位無法乾淨地搬過去，術語也不同，PM 不管你想不想都得花一季重新學習。
路徑 B：搬到中型 PM 工具——如果規模偏企業，但不一定要走 Microsoft
Asana、ClickUp、Monday.com 都很想接這波遷移，全都做了專屬的落地頁。如果你真的需要它們的完整功能（表單、自動化、報表儀表板、各式檢視），這些都是可行選項。但請誠實問自己：那些功能真的會用嗎？
要誠實面對的代價：per-seat 訂閱會跟著你來。光 ClickUp Brain AI 加購就要每位使用者每月再多 9 美元。我們在為什麼 flat-rate 比 per-seat 更划算和 ClickUp 帳單意外兩篇文章裡仔細算過這筆帳。如果你的團隊未來 18 個月會從 8 人成長到 20 人，帳單會等比例放大。
路徑 C：換到更輕量的工具——如果 Project Online 本來就大材小用
老實說，如果 Project Online 對你而言只是一個團隊大半時間都在迴避的「共享 Gantt 任務清單」，這正是把工具尺寸調整回合身的時機。Heimin、Trello、Basecamp 這類工具的設計目標就是「小團隊把工作追蹤好」，而不是「PMO 管整個 portfolio」。Heimin 採取整個團隊每月 12 美元的固定費率——10 人團隊從 Plan 3 的每月 300+ 美元，會直接變成每月 12 美元，永遠不再按人頭計價。
要誠實面對的代價：你會放棄 portfolio 等級的功能。沒有跨 40 個專案的資源平衡，也沒有企業級的報表 cube。真的需要那些，路徑 A 或 B 才是正解。
第三步：沒人會提醒你的真正成本
不論選哪條路，真正貴的不是授權費，是讓所有 PM、利害關係人、主管重新熟悉一套新詞彙。Project Online 的「任務」跟 Planner 的不一樣，「資源」的定義不同，「基準線」可能根本不存在。CFO 過去四年每週一早上都會看的那份狀態報告，馬上要長得不一樣。
三件事可以幫到你：
- 挑符合真實需求的最簡單工具。 團隊每多學一個概念都是稅。如果可以用 5 個概念落地、就不要選 50 個的。
- 先搬一個團隊或一種專案類型。 不要一次到位。挑風險最低、規模最小的單位當試點，把踩到的坑記下來。
- 預留並行運作的時間。 9 月 30 日前至少留幾週讓新舊工具並行。會錯過 deadline 的，通常是拖到 8 月才動的人。
Heimin 適合與不適合的場景
Heimin 不是要取代管 50 個資本支出專案、做資源平衡、基準值與 EVA 分析的 portfolio manager。如果那是你的世界，請走路徑 A 或 B。
Heimin 適合那群被退場時程掃到、只是想拿回基本盤的小型營運、行銷、服務、設計或工作室團隊：一份任務清單、有負責人、有截止日、能留言、Gantt 看得懂、不用拿認證。整團每月 12 美元、原生支援正體中文與日文、想要用 AI 助理直接讀寫任務還可以接 MCP，永遠不按人頭計費。
如果 Project Online 對你來說本來就是大材小用，9 月 30 日這個 deadline 就是強迫釐清的時機，把它用好。